DATA BASE HUMAN
RESOURCES INFORMATION SYSTEM (HRIS)
Disusun
guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen
Oleh:
Nisrina Nindhia
Adzillina
11130136
Dosen Pengampu :
Septia Lutfi,
S.Kom, M.Kom
JURUSAN AKUTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
BANK BPD JATENG
SEMARANG
2015
KATA PENGANTAR
Puji
syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia Nya, sehingga penulis mampu
menyelesaikan tugas ini dengan baik.
Makalah
ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi
tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
yang diampu oleh Bapak Septia Lutfi S.Kom,
M.kom.
Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan
banyak terima kasih kepada Bapak Nur
Yatin dan Ibu Nurlaily , orang tua penulis yang telah memberikan
dukungan secara moril dan materil.
Ucapan terima kasih disampaikan juga kepada Dosen pengampu yang telah
memberikan bimbingan,,
arahan dan masukan yang baik dalam pembuatan makalah ini, serta teman-teman seangkatan dan semua
pihak yang telah bersusah payah membantu penulis
hingga terselesainya makalah ini.
Saya sangat menyadari tidak ada manusia yang
sempurna begitu juga dalam penulisan makalah ini, apabila nantinya terdapat
kekurangan, kesalahan dalam karya tulis ilmiah ini, saya selaku penulis sangat
berharap kepada seluruh pihak agar dapat memberikan kritik dan juga saran yang
konstruktif dari pembaca akan dijadikan motivasi demi penyempurnaan dan
perkembangan selanjutnya. Penulis berharap, makalah ini dapat bermanfaat bagi semua orang
yang membacanya.
Semarang, Desember 2015
Penulis,
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR …………………………………………………………………. 2
DAFTAR
ISI …………………………………………………………………………… 3
BAB
I PENDAHULUAN
…………………………………………………………. 4
A.
Latar Belakang Masalah
……………………………………………….. 4
B.
Rumusan Masalah
……………………………………………………… 4
C.
Tujuan penulisan
………………………………………………………. 5
BAB II PEMBAHASAN …………………………………………………………… 6
A.
Definisi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia /
(HRIS) …............... 6
B.
Fungsi Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS) ……………… 7
C. Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
……....……. 7
D. Kegiatan Utama Sumber
Daya Manusia / (HRIS) …………….……..….. 7
E.
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia /
(HRIS) .....…………. 9
F.
Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia /
(SISDM) .……… 10
G.
Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi /
(HRIS) …………….. 11
H.
Penerapan Sistem Informasi dalam Aktivitas Manusia…………………… 13
I.
HRD (Human Resources Departement ) ……………………………….. 13
J.
Dampak Sistem Informasi Sumber Daya Manusia /
(HRIS)…………… 15
BAB III KESIMPULAN …………………………………………………………… 18
DAFTAR
PUSTAKA …………………………………………………………………… 19
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Latar Belakang Pentingnya mengetahui teknologi yang
berkembang saat ini menjadi salah satu faktor keberhasilan bagi suatu bisnis.
Suatu perkembangan teknologi informasi dapat menjadikan suatu bisnis dapat
berjalan dengan lebih baik. Karena itu hal ini menjadi perhatian khusus bagi
para pebisnis. Dengan penerapan sistem yang tepat dapat memberikan keuntungan
bagi perusahaan dan dapat mendukung kinerja yang lebih baik. Kecepatan dan
ketepatan data ataupun informasi yang diperoleh menjadi bagian penting yang
harus diperhatikan dalam penerapan suatu sistem. Tentunya sebuah sistem harus
didukung dengan teknologi yang baik, sehingga kinerja dari sistem dapat
diperoleh secara maksimal. Selain memperhatikan ketepatan dan kecepatan data
ataupun informasi yang diperoleh, suatu sistem juga harus terintegrasi untuk
dapat mendukung suatu kinerja agar dapat berjalan dengan lebih baik. Dengan
memiliki sistem yang terintegrasi maka data maupun informasi dapat diberikan
secara cepat dan tepat, sehingga suatu proses perolehan informasi dapat
berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Agar kinerja suatu perusahaan dapat
berjalan dengan baik tentunya harus didukung dengan kinerja karyawan yang baik
juga. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat memantau dan
mengendalikan kinerja karyawan.
System
informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS)
menyediakan informasi kepada para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber
daya manusia perusahaan mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama,
seperti MKIS. System pengolahan transaksi menyediakan input data, seperti
halnya subsistem riset dumber daya manusia nyang menjalankan studi-studi khusus
dan sub system kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data
lingkungan yang berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.
Setiap
output subsistem dalam HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber
daya manusia seperti perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan
target kerja, kompensasi untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan
mempersiapkan laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh
lingkungan, terutama lembaga pemerintah.
B.
RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana definisi Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia / (HRIS) ?
2.
Bagaimana Fungsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia /
(HRIS) ?
3. Bagaimana Tujuan Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS) ?
4. Bagaimana Kegiatan Utama
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS) ?
5. Bagaimana Sumber Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS) ?
6. Bagaimana Komponen Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS) ?
7. Bagaimana Model Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia / (HRIS) ?
8. Bagaimana Penerapan Sistem Informasi dalam
aktivitas manusia ?
9. Bagaimana Dampak Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia / (HRIS) ?
C.
TUJUAN PENULISAN
1. Mengetahui definisi
Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia / (HRIS)
2.
Mengetahui Fungsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia /
(HRIS)
3. Mengetahui Tujuan Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
4. Mengetahui Kegiatan Utama
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
5. Mengetahui Sumber Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
6. Mengetahui Komponen Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
7. Mengetahui Model Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia / (HRIS)
8. Mengetahui Penerapan Sistem Informasi dalam
aktivitas manusia
9. Mengetahui Dampak Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia / (HRIS)
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) / (HRIS)
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data
yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun
dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi
terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia/Human Resources Information System (SISDM/HRIS).
Human Resources Information System
(HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan
tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan
keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan
berbagai informasi yang diperlukan.
Definisi sumber daya manusia menurut
para ahli:
a. Sumber daya manusia menurut Gomes
(2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua
orang yang melakukan aktivitas.
b.
Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu
dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki
individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya,
sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi
kepuasannya.
Karakteristik informasi yang
dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1.
Timely (tepat waktu)
2.
Accurate (akurat)
3.
Concise (ringkas)
4.
Relevant (relevan)
5.
Complete (lengkap)
B. Fungsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan
utama yaitu:
1. Perekrutan
dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke
dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
2.
Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3.
Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4.
Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus
program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
C.
Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
Dalam sistem informasi sumber daya manusia
(SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain :
1.
Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan
aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu supaya lebihstrategis dan berhubungan
dengan perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari
manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam
organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan.
Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan
dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan
tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2. Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih
strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan
mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia
dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari
pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.
D.
Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia / (HRIS)
SDM mendukung area fungsional lain dengan
membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan
tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan
mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat
kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan.
Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan
sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga
kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan
sumber daya manusia. Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada
dan dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan.
Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu,
hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan direkrut baik atau tidak
attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis pekerjaannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif,
yaitu:
- Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi, apakah untuk level
managerial
atau untuk level staff
- Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya
- Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah
laku
- Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang
berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.
- Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang
usaha yang kita inginkan - Penampilan juga turut menentukan
- Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai
melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di
posisi- posisi yang tepat. Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah
orang sebagai pegawai setelah melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur
berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Pendidikan dan
Pelatihan Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas
sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan,
pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan
keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun
eksternal.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
- Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi.
- Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat menambah pengetahuan
dan keterampilan.
- Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu
jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta
bagaimana melaksanakan tugas tersebut. Agar menyediakan Pelatihan yang baik
untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan
rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar
karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh pendidikan tinggi dan
karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih meningkatkan kemampuannya.
3. Manajemen Data.
Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan
dengan pegawai dan memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat
digunakan sebagai sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi
semua yang membutuhkan. Sumber daya manusia
menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut
untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Tunjangan Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan
pemutusan hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal
seperti habisnya masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan
yang menyebabkan seorang pegawai harus diberhentikan. Sedangkan administrasi
tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola
tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja
maupun pagawai yang sudah pensiun. Selama seseorang
diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi
mantan pegawai yang berhak.
E.
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif,
memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir
khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi
keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora
(1997 :94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia.
Sumber-sumber informasi dari Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut :
a.
Blangko-Blangko Lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna
mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data
biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta
menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk
keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.
b.
Evaluasi-evaluasi
penting
Informasi penting harus dimutahirkan secara
periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat
ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk
membuat keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut
individu-individu yang memiliki potensi promosi
c.
Maklumat-maklumat
perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana
yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana
penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
d.
Tindakan-tindakan
pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan
disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini
kepada bagian sumber daya manusia.
e.
Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar,
persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang
telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan
melalui formulir evaluasi kerja.
F.
Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
Ada tiga komponen fungsional dalam Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam
bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam
Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang
mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi
karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi
yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar
dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti
formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer
besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau
dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari
komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan
dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan
komputer).
b. Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan
databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data
baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi,
karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen
kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang
terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c. Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-
pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran
tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat
persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang
tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun
statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi
melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.
G. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process
dan Output.
A. INPUT HRIS terdiri atas 3
subsistem yaitu :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data
akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber
daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
2. Penelitian Sumber
Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian
khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan
(Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Intelijen Sumber
Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya
manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah
menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan
tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga
kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan
data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan
dan peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja
memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja
antara serikat pekerja dan perusahaan.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global
menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,
pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam
skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai
yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen
Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi
ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang
sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing
mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi
mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang
berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS
dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan
tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai
perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus
personil.
B. OUTPUT HRIS terdiri atas 6
subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan
kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini
meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran
biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja
secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah
informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis
rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya
manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi
pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi
jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi
kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan
perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan
kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja
karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan
sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan
selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
H.
Penerapan Sistem Informasi Dalam Aktivitas Manusia
Penerapan Sistem
Informasi Dalam Aktivitas Manusia, Antara Lain:
1. Sistem
reservasi pesawat terbang: digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani
pemesanan atau pembelian tiket.
2. Sistem
untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor sehingga dapat digunakan
untuk memantau hutang para pelanggan.
3. Sistem biometric yang dapat mencegah orang yang tak berwenang mengakses informasi
yang bersifat rahasia dengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata.
4. Sistem
POS (point-of-sale) yang diterapkan pada pasar swalayan dengan dukungan
pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data.
5. Sistem
telemetri atau pemantauan jarak jauh yang menggunakan teknologi radio,misal
untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau memantau getaran
pilar jembatan rel kereta api.
6. Sistem
berbasiskan kartu cerdas (smart card) yang dapat digunakan oleh juru
medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.
7. Sistem
yang dipasang pada tempat-tempat public yang memungkinkan seseorang mendapatkan
informasi seperti hotel,tempat pariwisata,pertokoan dll.
8. Sistem
layanan akademis berbasis web.
9. Sistem
pertukaran data elektronis (Electronic Data Interchange atau EDI) yang memungkinkan
pertukaran dokumen antar perusahaan secara elektronis dan data yg terkandung
dalam dokumen dapat diproses secara langsung oleh komputer.
10. E-government atau system informasi layanan
pemerintahan yang berbasis internet.
I. HRD ( Human Resources Departement)
Human
Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam
sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8
aspek yaitu:
1.
Seleksi
dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui
penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di
posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan
baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi
ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat
yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai
dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2.
Pelatihan
dan Pengembangan (Training and Development). Yaitu fungsi yang menjaga
kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas
pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan
keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun
eksternal.
3.
Compensation
and Benefit. Berfungsi
untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang
diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
\
4.
Manajemen
Kinerja (Performance Management). Merupakan upaya monitoring kesenjangan
antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan.
Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga
implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang
harus dicapai oleh organisasi.
5.
Perencanaan
Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan
dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap
pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang
ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan
ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical
path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing,
penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross
functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok
lainnya (horizontal carreer path).
6.
Hubungan
Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap
kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan.
Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai
berbagai aspek dalam organisasi.
7.
Separation
Management.Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan
kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun,
habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement(pensiun sebelum masanya).
8.
Personnel
Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah
fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini
bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan
pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti
tahunan. Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam
organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk
menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
J. Dampak Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / (HRIS)
Menurut Iskandar Alisyahbana (1980) Teknologi telah
dikenal manusia sejak jutaan tahun yang lalu karena dorongan untuk hidup yang
lebih nyaman, lebih makmur dan lebih sejahtera. Jadi sejak awal peradaban
sebenarnya telah ada teknologi, meskipun istilah “teknologi belum digunakan.
Istilah “teknologi” berasal dari “techne“ atau cara dan “logos”
atau pengetahuan. Jadi secara harfiah teknologi dapat diartikan pengetahuan
tentang cara. Pengertian teknologi sendiri menurutnya adalah cara melakukan
sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan akal dan alat, sehingga
seakan-akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh,
pancaindra dan otak manusia.
Sedangkan menurut Jaques Ellul (1967:1967 XXV) memberi
arti teknologi sebagai ”keseluruhan metode yang secara rasional mengarah dan
memiliki ciri efisiensi dalam setiap bidang kegiatan manusia”.
Pengertian teknologi secara umum adalah:
1.
proses yang meningkatkan nilai
tambah
2.
produk yang digunakan dan dihasilkan
untuk memudahkan dan meningkatkan kinerja
3.
Struktur atau sistem di mana proses dan produk itu dikembamngkan dan
digunakan.
Sedangkan dampak adalah suatu akibat yang ditimbulkan
oleh sesuatu. Jadi dampak teknologi adalah akibat yang ditimbulkan oleh suatu
teknologi, bisa akibat baik bisa juga akibat buruk dalam kehidupan
manusia.
Kemajuan teknologi adalah sesuatu yang tidak bisa kita
hindari dalam kehidupan ini, karena kemajuan teknologi akan berjalan sesuai
dengan kemajuanm ilmu pengetahuan.
Setiap inovasi diciptakan untuk memberikan manfaat positif bagi kehidupan manusia. Memberikan banyak kemudahan, serta sebagai cara baru dalam melakukan aktifitas manusia. Khusus dalam bidang teknologi masyarakat sudah menikmati banyak manfaat yang dibawa oleh inovasi-inovasi yang telah dihasilkan dalam dekade terakhir ini. Namun demikian, walaupun pada awalnya diciptakan untuk menghasilkan manfaat positif, di sisi lain juga juga memungkinkan digunakan untuk hal negatif. Karena itu pada makalah ini kami membuat dampak-dampak positif dan negatif dari kemajuan teknologi dalam kehidupan manusia.
Setiap inovasi diciptakan untuk memberikan manfaat positif bagi kehidupan manusia. Memberikan banyak kemudahan, serta sebagai cara baru dalam melakukan aktifitas manusia. Khusus dalam bidang teknologi masyarakat sudah menikmati banyak manfaat yang dibawa oleh inovasi-inovasi yang telah dihasilkan dalam dekade terakhir ini. Namun demikian, walaupun pada awalnya diciptakan untuk menghasilkan manfaat positif, di sisi lain juga juga memungkinkan digunakan untuk hal negatif. Karena itu pada makalah ini kami membuat dampak-dampak positif dan negatif dari kemajuan teknologi dalam kehidupan manusia.
Cara Kelebihan Kekurangan
a.
Membuat sendiri
b.
dapat diatur sesuai kebutuhan
c.
lebih mudah diitegrasikan dengan sistem yang sudah ada
secara lebih baik
d.
proses pengembangan sistem dapat dikelola dan
dikendalikan
e.
Butuh waktu lama
f.
Kemungkinan program mengandung bug cukup besar
g.
Dapat menyebabkan pengembang sistem putus asa, karena
kesulitannya memahami keinginan pemakai dalam menyatakan kebutuhannya
h.
Membeli perangkat lunak yang sudah jadi
i.
Bebas memilih sesuai dengan kebutuhan
j.
Membutuhkan waktu relatif singkat untuk pengembangan
k.
Sudah teruji dan biasanya bebas dari bug
l.
Dapat dilakukan uji coba sebelum membeli (terkadang
ada yang bergaransi)
m.
Dokumentasi lengkap.
n.
Terdapat kemungkinan tidak mendukung fungsi-fungsi
yang spesifik di organisasi
o.
Harga mahal
p.
Tidak seefisien kalau membuat sendiri
q.
Butuh waktu dan biaya tersendiri untuk evaluasi
r.
Terdapat kemungkinan tidak kompatibel dengan perangkat
keras yang sudah dimilikioutsourcing
s.
Organisasi atau perusahaan dapat lebih berkonsentrasi
pada bisnis atau pekerjaan internal
t.
Biaya untuk aset teknologi informasi tidak perlu ada
atau dialihkan ke bagian lain
u.
Menyingkat waktu pengembangan
v.
Lebih hemat biaya (dibeberapa organisasi atau
perusahaan)
Dampak Negative Sistem Informasi
Banyak sekali manfaat dari pelajaran Teknologi
Informasi dan Komunikasi. Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia
untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber
daya yang dimilikinya. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya
begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya
dalam segala aktivitasnya. Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan
Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan,
pendidikan, dan kesehatan.
1.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
Perusahaan
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapanEnterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapanEnterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan.
2.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
Dunia Bisnis Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan
untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan
jaringan komunikasi internet.
3.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
Perbankan Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah
diterapkannya transaksi perbankan lewat internet atau dikenal dengan Internet
Banking. Beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui Internet Banking
antara lain transfer uang, pengecekan saldo, pemindahbukuan, pembayaran
tagihan, dan informasi rekening.
4.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
Pendidikantiok Teknologi pembelajaran terus mengalami perkembangan seirng
perkembangan zaman. Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari Makalah
Teknologi Informasi dan Komunikasi sering dijumpai kombinasi teknologi audio
atau data, video atau data, audio atau video, dan internet. Internet merupakan
alat komunikasi yang murah dimana memungkinkan terjadinya interaksi antara dua
orang atau lebih. Kemampuan dan karakteristik internet memungkinkan terjadinya
proses belajar mengajar jarak jauh (E-Learning) menjadi lebih efektif
dan efisien sehingga dapat diperoleh hasil yang lebih baik.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
Kesehatan
Sistem berbasis kartu cerdas (smart card) dapat digunakan juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang ke rumah sakit karena dalam kartu tersebut para juru medis dapat mengetahui riwayat penyakit pasien. Digunakannya robot untuk membantu proses operasi pembedahan serta penggunaan komputer hasil pencitraan tiga dimensi untuk menunjukkan letak tumor dalam tubuh pasien
Sistem berbasis kartu cerdas (smart card) dapat digunakan juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang ke rumah sakit karena dalam kartu tersebut para juru medis dapat mengetahui riwayat penyakit pasien. Digunakannya robot untuk membantu proses operasi pembedahan serta penggunaan komputer hasil pencitraan tiga dimensi untuk menunjukkan letak tumor dalam tubuh pasien
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN :
1. Human Resources Information System
(HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan
tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan
keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan
berbagai informasi yang diperlukan.
2. SDM mendukung area
fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan
personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang
berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai.
3. Sumber Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia Membentuk sistem informasi sumber daya manusia
yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber.
4.
Human
Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam
sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8
aspek yaitu:
Seleksi dan rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, compensation and benefit ,
manajemen kinerja, perencanaan karir, hubungan karyawan, separation management, personel
administration and HRIS.
DAFTAR PUSTAKA
